Юридична адреса – це одна з відомостей про юридичну особу, що зазначається у єдиному державному реєстрі. За цією адресою здійснюється практично вся взаємодія із підприємством на офіційному рівні: направлення листів, запитів, претензій, проведення перевірок тощо. Відтак, необхідно підтримувати інформацію про юридичну адресу підприємства в актуальному стані, а у випадку її зміни – ініціювати відповідну реєстраційну дію. Більше того, згідно з п. 117.1 Податкового кодексу, неповідомлення про зміну місцезнаходження тягне за собою накладення штрафу.
Які документи необхідні для зміни адреси компанії
Зміна юридичної адреси підприємства передбачає зміну відомостей державному реєстрі, а відтак пакет документів визначається Законом України “Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань”. Фактично реєстрація зміни місцезнаходження товариства є однією з найпростіших реєстраційних дій, оскільки вимагає:
- Заповнену реєстраційну заяву;
- Документ про сплату адмін. збору;
- Довіреність (у разі подання документів для реєстрації особою, що не є представником товариства згідно ЄДРПОУ).
Однак, звертаємо увагу – якщо відомості про місцезнаходження підприємства зазначені у Статуті – це тягне за собою необхідність затвердження його нової редакції. У такому випадку до необхідних документів додається Рішення єдиного учасника / Протокол зборів учасників із прийняттям рішення про затвердження Статуту у новій редакції та власне нова редакція Статуту товариства.
Як змінити юридичну адресу підприємства: кроки
Перше, що потрібно зробити – провести реєстрацію зміни місцезнаходження у державному реєстрі. Для цього пакет реєстраційних документів подається держ. реєстратору (ЦНАП або нотаріус). Юристи INFERNO DLC надають послугу з підготовки документів та проведення державної реєстрації за умови видачі довіреності на представництво інтересів товариства.
При проведенні реєстрації дані автоматично надсилаються податковим та іншим органам. Відтак, за загальним правилом, додатково повідомляти про зміну юридичної адреси не потрібно.
Інша ситуація з контрагентами. Якщо адреса листування та місцезнаходження фізичного офісу для роботи із партнерами та клієнтами співпадають з юридичною адресою підприємства – слід направити відповідні листи із повідомленням про зміни, аби уникнути потенційних непорозумінь.
Внесення зміни до ЄДР щодо місцезнаходження підприємства
Вся інформація в ЄДР повинна бути актуальною та відповідати фактичній інформації про компанію, в тому числі і юридична адреса, оскільки саме цими даними користуються контролюючі органи. І у випадку невідповідності адреси, можуть бути наслідки в вигляді штрафу згідно з податковим кодексом.
Щоб внести зміни в ЄДР потрібно в першу чергу визначити свій статус в системі, і у випадку наявності там неактуальної інформації, змінити це. Процедуру може виконати директор компанії або уповноважена особа за довіреністю. Після цього готується пакет документів (заява за формою 3, квитанція про сплату збору, редакція статуту із новою адресою), і вони подаються через ЦНАП, нотаріуса або в онлайн-форматі з електронним підписом. Реєстратор видає витяг з ЄДР і новою адресою, і дані також подаються до контролюючих органів.
Як швидко буде внесено зміни до ЄДР?
Зміни в ЄДР вносяться протягом 24 годин з моменту подання повного пакета документів, але зазвичай процес займає до 10 днів. Також передбачена і прискорена реєстрація впродовж 2-6 годин, але це вимагає сплати підвищеного адмінзбору згідно з постановою КМУ №1133.
Слідкувати за процесом зміни юридичної адреси можна на сайті Мін’юсту за кодом доступу, який був вказаний в поданих документах. Після внесення даних буде створена виписка і додана сканована копія нового статуту.
Повідомлення податкових органів
Підприємству не потрібно самостійно подавати інформацію про зміну юридичної адреси до ДПІ, оскільки зміни вони отримують із ЄДР, що передбачено Податковим кодексом і Порядком обліку платників податків №1588.
Але є винятки – платники єдиного податку та ПДВ. Юридичні особи можуть надіслати інформацію про зміну адреси на спрощеній системі разом із декларацією за квартал. У формі №1-ПДВ треба вказати позначку “Перереєстрація”.
Повідомлення інших органів та контрагентів
Законодавчої вимоги щодо того, кого потрібно інформувати про зміну адреси, немає. Але рекомендовано надіслати відповідні документи діловим партнерам, контрагентам, банкам та аудиторам, щоб уникнути непорозумінь та втрати сили контрактів. Для цього достатньо буде надіслати документ з новою адресою та датою внесення змін до ЄДР зручним для отримувача шляхом.
Автор статті
Сергій Писанчин
Юрист
Буде корисно
Рекомендуємо також прочитати
Продаж бізнесу в Україні: як правильно продати бізнес
Зміна засновників ТОВ: повний алгоритм дій та юридичні тонкощі
Продаж частки бізнесу підприємства ТОВ: юридичні аспекти