Облік товарних запасів для ФОП передбачає регулярне внесення інформації про надходження та вибуття товарів до спеціальної форми на підставі первинних документів — накладних, актів тощо. Такий облік є обов’язковим для підприємців, які здійснюють розрахункові операції, продають окремі категорії товарів або зареєстровані платниками ПДВ зазначає податковий адвокат АО “Інферно ДЛК”. Вести облік можна як у паперовому, так і в електронному вигляді, а за наявності кількох торгових точок — окремо для кожної з них.
Ведення підприємницької діяльності потребує чіткого контролю, особливо коли мова йде про облік товарних запасів. Для ФОП у сфері торгівлі це є надзвичайно важливим як з точки зору внутрішнього управління, так і для дотримання податкових вимог. Як саме ФОП має організувати облік товару відповідно до чинного законодавства? Які документи потрібно вести та які штрафи можуть загрожувати у разі порушень?
Як ведеться облік товарних запасів?
Товарний облік – це спеціальна система фіксації, контролю та аналізу купівлі-продажу товарів на підприємстві. В облік входять всі надходження, зберігання, реалізація продукції, списання залишків, а також будь-які інші дії із товарами.
Для ФОП ведення товарного обліку означає підготовку і контроль відповідних документів (накладних, актів, товарних звітів), залишків на складі або в місцях продажу, а також відображення всіх операцій у податковій звітності. Якщо правильно організувати ведення товарного обліку, то так можна не тільки перевірити кількість, уникнути нестачі чи штрафів, забезпечити прозору роботу бізнесу.
Хто з ФОП зобов’язаний вести товарний облік?
Ведення товарного обліку – це не обов’язкова частина правильної документації бізнесу, але частини ФОП потрібно подавати документи з обліком до контролюючих органів. Як вказано в п. 12 ст. 3 Закону про РРО, всі суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції (готівкою або через платіжні картки), мають вести товарний облік і продавати лише той товар, який вказаний у такому обліку.
Обов’язково вести облік товарних запасів потрібно:
- ФОП на загальній системі оподаткування;
- ФОП на 3 групі єдиного податку, якщо він є платниками ПДВ (на ставці 3%);
- ФОП на 2 і 3 та 4 групах єдиного податку, якщо вони продають ТСПТ, ліки, медичні або ювелірні вироби.
Крім того, відповідно до Порядку № 496 (Наказ Мінфіну від 03.09.2021), обов’язок вести облік товарних запасів не поширюється на ФОП-платників єдиного податку першої групи.
Є також ряд винятків у тих, хто згідно з законом повинен вести облік, тому ФОП рекомендовано завчасно проконсультуватись з професійним юристом Inferno Digital Law Company, який підготує правильну документацію та допоможе організувати ведення бізнесу.
Які документи підтверджують походження товарів?
Документальне підтвердження походження товарів – один із основних документів для правильного ведення товарного обліку для ФОП. Кожна одиниця товару повинна відображатись у спеціальній Формі обліку. Підставою для цих записів є первинні документи, які підтверджують надходження та вибуття товарів.
Такими документами можуть бути:
- Накладні;
- Товарно-транспортні накладні;
- Акти закупівлі;
- Фіскальні чеки (включно з електронними варіантами);
- Товарні чеки;
- Митні декларації тощо.
Якщо на момент виникнення обов’язку щодо обліку (до 01.10.2023) у ФОП вже були товари без документів, то можна починати ведення Форми обліку з будь-якої зручної дати. Тоді в першому записі вноситься опис залишків товару із назвою, кількістю, ціною та загальною вартістю товару.
Зауважте! Порядок № 496 встановлює, що записи до Форми обліку щодо надходження товарів повинні бути внесені до початку реалізації товару, на підставі первинних документів. Також первинні документи, на підставі яких зроблені записи, є обов’язковими додатками до Форми обліку.
Вимоги під час перевірки: що пред’явити податковій
Під час перевірки податкова має право вимагати документи, що підтверджують облік та походження товарів:
- Форму обліку товарних запасів.
- Первинні документи, на підставі яких і вносяться записи у Форму обліку.
- Опис залишків товарів.
Ці документи мають зберігатися у місці продажу або зберігання товарів (магазинах, складах), до моменту списання останнього товару. Якщо немає оригіналів у торговій точці, то можна показати копії, але потім треба буде показати оригінали.
Відповідно до Порядку № 496, Форма обліку може бути як паперовою, так і електронною, і має містити реквізити ФОП (ім’я, прізвище, РНОКПП або паспортні дані, адреса місця продажу або зберігання тощо).
Документи (форма + первинні документи) повинні зберігатися в місці продажу (господарському об’єкті) до вибуття останньої одиниці товару, зазначеного в цих документах.
Штрафи за порушення обліку товарів
Порушення правил ведення товарного обліку може призвести до санкцій. Згідно зі ст. 20 Закону № 265, якщо під час перевірки у ФОП виявлять товари, які не обліковані за встановленою формою або не буде надано документи, що підтверджують облік, застосовується фінансова санкція у розмірі вартості таких товарів за ціною реалізації, але не менше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Аутуальні зміни 2025 року: ДПС констатує, що відповідальність за невірну форму обліку також включає адміністративну відповідальність за ст. 155-1 КУпАП. Крім того, якщо ФОП веде облік не за типовою формою (не за додатком Порядку № 496), це саме по собі є підставою для санкцій.
Автор статті
Максим Дзіковський
Адвокат, зовнішній радник з питань правового захисту клієнтів
Буде корисно
Рекомендуємо також прочитати
Податкові ризики підприємства: класифікація та перелік
Як ФОПу оформити працівника
Чи може ФОП 2 групи продавати товари юридичним особам