Кадровий супровід компанії: коли потрібен кадровий аутсорсинг

Працевлаштування — невід’ємний аспект роботи будь-якої організації. Переважна більшість підприємців відчуває гостру потребу працівниках, адже робити все власноруч — неможливо. Потрібно розуміти, що трудові відносини, окрім фінансових зобов’язань перед працівниками, тягне за собою море юридичних питань, які потрібно вирішувати та робити це правильно. Непослідовний підхід до кадрової політики може вартувати часу та коштів у разі претензій від контролюючих органів. В такій ситуації оптимальний вибір – це делегувати кадрове діловодство таким спеціалістам, як наприклад корпоративний юрист.

Що таке кадровий супровід?

Кадровий супровід – це комплексне рішення для роботодавців, яке містити вирішення основних питань сфери трудових відносин. Наведемо приклад найпоширеніших аспектів трудового права, з якими стикаються роботодавці. Найперше та чи не найважливіше — це оформлення працівника. Доволі поширеною є практика оформлення працівників як підрядників (ФОП) із явними ознаками трудових відносин.

Що робить кадровик на підприємстві?

Кадровик – це спеціальний фахівець, який відповідає за організацію та контроль усіх процесів, які пов’язані із роботою працівників в компанії. Його робота починається ще на етапі прийому співробітника: підготовка наказів про прийняття, оформлення особових справ, ведення трудових книжок та договорів. Далі кадровик супроводжує всю роботу персоналу, наприклад, контролює відпустки, лікарняні, відрядження, зміни в штатному розписі та інші процедури.

Крім того, кадровик відповідає за умови праці, допомагає вирішувати спірні ситуації та супроводжує процес звільнення. Таким чином, кадровик виконує не лише технічні функції з документообігу, а й забезпечує стабільність та прозорість трудових відносин у компанії.

Кадровий аутсорсинг: відмінності від внутрішнього кадрового обліку

Кадровий аутсорсинг – це передача частини або всіх функцій з ведення кадрової документації сторонній компанії. На відміну від роботи внутрішнього кадровика, де всі процеси контролює штатний співробітник, аутсорсинг дозволяє зосередити адміністративну роботу у руках зовнішніх фахівців. Це знімає з бізнесу потребу утримувати окремого працівника та постійно стежити за змінами у законодавстві.

Основна відмінність в тому, що внутрішній кадровий облік – це щоденна присутність спеціаліста на підприємстві, який знає всі нюанси команди та корпоративної культури, а кадровий аутсорсинг більше орієнтований на формальну правильність документів, мінімізацію ризиків перевірок та своєчасну подачу звітів.

Для малого й середнього бізнесу аутсорсинг більш вигідний, так як дозволяє отримати експертний рівень обслуговування за меншу вартість. А от великі компанії частіше комбінують обидва варіанти: основні HR-процеси ведуть власними силами, а рутинну кадрову документацію передають зовнішнім фахівцям.

Коли компанії потрібен кадровий аутсорсинг?

Кадровий аутсорсинг може бути оптимальним рішенням, коли власний кадровик компанії або не потрібен постійно, або його постійне утримання не вигідно для підприємства. Найчастіше бізнес звертається до зовнішніх фахівців у таких випадках:

Коли документообіг невеликий, але потрібно дотримуватися вимог трудового законодавства.
При активному зростанні компанії, наприклад, під час розширення штату або відкриття нових підрозділів, коли важливо швидко налагодити процеси оформлення персоналу.
У проектній чи сезонній роботі, де працівники залучаються тимчасово, а кадровик на постійній основі не потрібен.
Під час підготовки до перевірок для уникнення штрафів і претензій з боку контролюючих органів.
Для оптимізації витрат, щоб компанія не витрачала кошти на оплату кадровика.

Кадровий аутсорсинг допомагає бізнесу працювати гнучко, економно та без ризиків, передаючи рутинні процеси професіоналам.

Переваги кадрового аутсорсингу

Однозначною перевагою кадрового аутсорсингу є економія часу та ресурсів. Делегуючи супровід кадрів, ви отримуєте можливість зосередитися на більш важливих питаннях – розвитку бізнесу, залученні клієнтів, підвищенні конкурентоспроможності. Більше того, враховуючи відповідальність, передбачену для роботодавців чинним законодавством, кадровий аутсорсинг є найкращим способом уникнути помилок, які можуть призвести до значних штрафів.

Додатковою перевагою є професійний рівень ведення кадрової документації. Зовнішні спеціалісти постійно відстежують зміни у трудовому законодавстві та застосовують їх на практиці, що дозволяє бізнесу бути впевненим у правильності оформлення документів.

Аутсорсинг також підвищує гнучкість роботи компанії: послугами можна користуватися як на постійній основі, так і у періоди необхідності, наприклад, під час масового прийому персоналу або перед перевіркою контролюючих органів. Крім того, такий підхід зменшує фінансові витрати: компанія не утримує штатного кадровика, не сплачує додаткові податки та внески, але одночасно отримує експерта із досвідом.

Як обрати надійного підрядника для кадрового супроводу?

Корпоративний юрист INFERNO DLC надасть якісний кадровий супровід, зокрема такі послуги:

Консультації з трудового права — кваліфіковані відповіді на запитання, пов’язані із трудовими відносинами на підприємстві;
Розробка трудових договорів, контрактів — юрист проаналізує Ваші потреби, допоможе обрати договір чи контракт та складе найоптимальніший документ;
Розробка цивільно-правових договорів – якщо Вам потрібно скористатись послугами підрядника, юрист проконсультує на предмет наявності ознак трудових відносин та розробить відповідний договір;
Юридичний аудит кадрової документації – перевірка вже наявної документації на предмет відповідності законодавства, попередження про потенційні ризики та вирішення наявних проблем;
Врегулювання трудових спорів – включає як участь у переговорах на стороні Клієнта на стадії досудового врегулювання, так і участь у судовому процесі – за необхідності.

Поширені питання

Які податки роботодавець має сплачувати за працівника?

Є три види податків, які потрібно сплатити з кожного працівника: податок на доходи фізичних осіб (ПДФО), військовий збір (ВЗ) та єдиний соціальний внесок (ЄСВ). Щодо кожного з цих податків роботодавець є податковим агентом працівника, тобто сплачує податки від його імені. Однак зауважимо, що ПДФО та ВЗ сплачується за рахунок працівника (вираховується із заробітної плати), а ось ЄСВ повинен сплатити роботодавець.

Чи може ФОП мати найманих працівників?

Так, окрім ФОП, що перебуває на першій групі єдиного податку. Однак потрібно зважати на кількість працівників, яку Ви можете найняти. Наприклад, ФОП на другій групі може найняти не більше 10-ти працівників. Для ФОПів на третій групі та на загальній системі оподаткування обмежень у кількості немає.

Чи можна штрафувати працівників?

Відповідно до чинного законодавства – ні. Передбачені Кодексом законів про працю засоби впливу на працівника – це догана та звільнення.

Автор статті

Сергій Писанчин

Юрист

Буде корисно

Корпоративний Юрист